Para fazer uma lista de presença, defina a data limite para confirmar, envie um único link de convite a todos os convidados e peça três informações: nome, se vai ou não, e quantos acompanhantes leva. Com um convite online, cada resposta entra na lista na hora, sem você copiar mensagem por mensagem.
O que uma lista de presença precisa ter
Uma lista de presença serve para responder a uma pergunta: quantas pessoas vão aparecer. Buffet, bebida, lembrancinhas e número de mesas dependem desse número. Por isso a lista precisa de poucas informações, mas todas confiáveis.
- Nome de quem responde.
- Resposta: vai ou não vai. Saber quem não vai é tão útil quanto saber quem vai.
- Acompanhantes: quantos e, se possível, os nomes.
- Data da resposta, para saber quem ainda falta.
Telefone, e-mail e restrição alimentar só valem a pena se você for usar. Cada campo a mais é um motivo para o convidado deixar para depois.
Passo a passo
Feche a lista de convidados
Escreva todos os nomes antes de enviar qualquer convite. Decida já quem pode levar acompanhante e quantos: essa regra muda o total mais do que qualquer outra.
Defina o prazo para confirmar
O prazo deve cair alguns dias antes da data em que você precisa passar o número final ao buffet ou ao salão. Para a maioria das festas, de uma a duas semanas antes do evento é suficiente.
Crie o convite com confirmação de presença
Use uma página de confirmação em vez de pedir resposta por mensagem. O convidado abre o link, informa se vai e quem leva, e a resposta cai direto na lista.
Envie um único link
Mande o mesmo link por WhatsApp, e-mail ou QR Code impresso no convite de papel. Um link só evita que respostas fiquem espalhadas em conversas diferentes.
Cobre quem não respondeu
Dois ou três dias antes do prazo, veja quem ainda está pendente e mande uma mensagem direta com o link. Lembrete individual funciona melhor do que aviso em grupo.
Feche e exporte
Depois do prazo, exporte a lista em PDF para o buffet, a portaria ou a recepção. Inclua os acompanhantes no total.
Como contar acompanhantes sem errar
O erro mais comum em lista de presença é contar respostas em vez de pessoas. Dez confirmações com dois acompanhantes cada são trinta pessoas, não dez.
Conte sempre o convidado mais os acompanhantes. Na Konvity o total do evento já é em pessoas, e o convidado pode informar o nome de cada acompanhante ao confirmar.
Fazendo a lista na Konvity
Na Konvity você cria o evento, define o prazo e compartilha o link. Os convidados respondem pelo celular, sem criar conta e sem baixar aplicativo, e a lista aparece no seu painel em tempo real. É grátis para eventos com até 20 convidados; eventos maiores pagam um valor único, de R$ 8,90 a R$ 49,90, conforme o tamanho.
Perguntas frequentes
- Com quanto tempo de antecedência devo pedir a confirmação?
- Envie o convite de três a seis semanas antes e peça a confirmação até uma ou duas semanas antes do evento. O prazo deve terminar antes da data em que você precisa informar o número final a fornecedores.
- Preciso de planilha para fazer lista de presença?
- Não. Planilha funciona, mas exige que você digite cada resposta. Uma página de confirmação preenche a lista sozinha conforme os convidados respondem.
- O convidado precisa instalar algum aplicativo?
- Não. Na Konvity o convidado abre o link no navegador do celular e responde em poucos segundos, sem cadastro.
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